ذخیره سازی و بازیابی فایل اکسل

ذخیره سازی فایل در اکسل

جهت ذخیره سازی فایل در اکسل دو راه وجود دارد :

 -استفاده از گزینه ی Save : در هنگام استفاده از گزینه ی Save در اکسل فقط بار اول مسیر ذخیره سازی فایل را سوال میپرسد و در هربار استفاده بعد از کلیک کردن این دکمه آخرین تغییرات در فایل کاری شما در مسیر اولیه که تنظیم کردید ذخیره میشود . در نظر داشته باشید بهتر است در هنگام کار بر روی فایل خود بهتر است هر چند دقیقه یکبار ، یک دفعه این گزینه را کلیک کنید تا آخرین تغییرات در فایل اکسل ذخیره سازی شود . برای اینکار مانند تصویر زیر در بالای صفحه اکسل بر روی عکس فلاپی کلیک کنید .

نام فایل را تعیین کرده و سپس بر روی دکمه ی Save  کلیک کنید . 

نحوه ی استفاده از Save As برای تهیه ی یک کپی از فایل اکسل

برای ایجاد یک کپی از فایل اکسل به طور مثال شما یک فایل به نام Doc 1 در اکسل دارید و می خواهید از آن کپی تهیه کنید در ابتدا گزینه ی Save را بزنید تا در فایل اکسل آخرین تغییرات ذخیره شود و سپس با زدن دکمه یSave As مجددا نام جدید را برای آن انتخاب کنید و در مسیر دلخواه ذخیره سازی کنید .

تغییر محل ذخیره سازی پیش فرض در اکسل

برای تغییر محل ذخیره سازی پیش فرض در اکسل بر روی فایل کلیک کرده و option را بزنید .

در پنجره ی ظاهر شده ابتدا (با زدن تیک) گزینه ی Save to Computer by default را فعال کنید و در باکس جلوی این عبارت مسیر دلخواه خود را وارد کنید . نرم افزار اکسل به طور پنهان از دید کاربر هر ده دقیقه یک بار فایل در حال اجرا را ذخیره میکند ، به این خاطر اگر یکباره فایل کاریتان آسیب دید می توانید آن را بازیابی کنید.

بازیابی فایل اکسل

اگر فراموش کردید فایل خود را در چه مکانی ذخیره سازی کرده اید و یا فراموش کردید آخرین تغییرات را در فایل خود ذخیره سازی کنید و چنانچه ناگهان فایلتان را از دست دادید ، اصلا نگران نباشید برای بازیابی فایل اکسل  میتوانید از قابلیت AutoRecover  استفاده کنید .

اگر این اتفاق برای شما افتاد اولین بار و پس از باز کردن فایل اکسل شما میتوانید پنجره یDocument Recovery  را مشاهده نمایید .  در این پنجره فایلتان را مشاهده میکنید آن را انتخاب کرده و پروژیتان را ادامه دهید .

 خروجی گرفتن از فرمت های مختلف در اکسل

در نسخه های جدید نرم افزار اکسل ، (مثلا 2016) پسوند فایل اکسل XLSX است  البته پسوند فایل اکسل در نسخه های قدیمی (مثلا 2003) پسوند فایل XLS میباشد البته با پیشرفت نرم افزار در سال های اخیر شما به سادگی میتوانید فایل خود را در سایر فرمت ها ذخیره سازی کنید .

ذخیره ی فایل اکسل در قالب پی دی اف

ذخیره ی فایل اکسل در قالب پی دی اف  میتواند بسیار سودمند و مفید باشد به این خاطر که نرم افزار اکسل در هر مکانی قابل ارائه نیست و بر روی هر سیستمی قابل نصب نیست همچنین نقل و انتقال و نمایش فایل اکسل در قالب Pdf  بسیار ساده تر است و بسیار مورد استفاده قرار میگیرد . برای اینکار بر روی تب فایل رفته و زبانه ی Export  را انتخاب کنید و بروی گزینه ی Create Pdf/xps کلیک کنید .

در ادامه نام و محل ذخیره سازی فایل Pdf خود را انتخاب کنید و دکمه ی Publish  را کلیک کنید .

ذخیره ی فایل اکسل در سایر فرمت ها

برای اینکار بر روی تب فایل رفته و زبانه ی Export  را انتخاب کنید و بروی گزینه ی  Change File Type کلیک کنید . اکنون پنجره ای باز میشود و شما میتوانید فرمت دلخواه خود را برای ذخیره سازی فایل اکسل انتخاب کنید پس در  این صفحه میتوان به فرمت های دیگر نظیر csv. و XLS.   و … را تبدیل کنید . 

دکمه ی Save را بزنید .